各行署、市、縣財政局，省直各單位，省政府采購中心及各采購代理機構(gòu)：
為加強黑龍江省政府采購檔案管理，保證政府采購檔案的完整和規(guī)范，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》，省財政廳制定了《黑龍江省政府采購檔案管理辦法（暫行）》，現(xiàn)印發(fā)給你們，并提出如下要求，請一并遵照執(zhí)行。
一、要高度重視政府采購檔案管理工作，市（地）級財政部門和省級主管部門可結(jié)合工作實際制定具體實施細(xì)則，并報省財政廳備案。
二、各市縣、省直各單位和政府采購代理機構(gòu)要抓緊落實本辦法的各項要求，省政府采購辦將在適當(dāng)時機對相關(guān)單位的執(zhí)行情況進行抽查。
三、各部門、單位和政府采購代理機構(gòu)要加強學(xué)習(xí)和交流，進一步增強規(guī)范意識、服務(wù)意識，提高政府采購檔案管理水平。
執(zhí)行中遇到的問題，請及時反饋給省財政廳。
二OO六年十一月六日
黑龍江省政府采購檔案管理辦法（暫行）
第一章 總則
第一條 為加強政府采購檔案管理，有效保護和利用政府采購檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況，制定本辦法。
第二條 黑龍江省政府采購檔案管理適用本辦法。
第三條 政府采購檔案是指政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機構(gòu)在政府采購活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的記錄。
第四條 政府采購檔案是反映政府采購活動的重要記錄。政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機構(gòu)在管理、組織實施政府采購活動中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。
第二章 政府采購檔案的內(nèi)容
第五條 政府采購檔案具體包括：
（一）政府采購計劃文件
1、采購計劃申報表；
2、委托采購協(xié)議書或合同；
3、采購預(yù)算和資金構(gòu)成；
4、采購需求清單或需求說明和資料，包括變更采購方式申請意見。
（二）政府采購前期準(zhǔn)備及招標(biāo)文件
1、采購計劃登記單；
2、變更采購方式申請的批復(fù)意見；
3、采購招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組成員名單，不包括評審專家；
4、供應(yīng)商抽取名單；
5、標(biāo)前會會議紀(jì)要；
6、采購人對招標(biāo)文件的確認(rèn)記錄；
7、招標(biāo)文件，包括有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等；
8、供應(yīng)商領(lǐng)取招標(biāo)文件的記錄；
9、已發(fā)出招標(biāo)文件的澄清或修改的文件；
10、招標(biāo)投標(biāo)信息公告所刊登的媒體記錄和有關(guān)負(fù)責(zé)人審批件；
11、供應(yīng)商的考察情況報告或資格審查情況報告；
12、項目標(biāo)底或預(yù)算。
（三）政府采購開標(biāo)文件
1、投標(biāo)文件正本及投標(biāo)聲明，包括有關(guān)文件、資料等；
2、在投標(biāo)截止時間前，投標(biāo)人對遞交的投標(biāo)文件進行補充、修改或撤回的記錄；
3、接受供應(yīng)商投標(biāo)的記錄；
4、開標(biāo)一覽表；
5、公證文書；
6、開標(biāo)過程有關(guān)記錄，包括采購項目樣品送達(dá)記錄；
7、開標(biāo)過程中其他需要記載的事項。
（四）政府采購評審文件
1、抽取評審專家審批單和評審專家簽到表；
2、評標(biāo)委員會名單及現(xiàn)場監(jiān)察、監(jiān)督人員名單；
3、評標(biāo)委員會工作文件和有關(guān)資料，如評標(biāo)辦法、評標(biāo)細(xì)則、評標(biāo)紀(jì)律等；
4、工作人員對評審過程的記錄 ；
5、評審專家評審記錄及格式文本；
6、供應(yīng)商的書面澄清；
7、需要考察的采購項目的評審報告；
8、廢標(biāo)報告及處理意見；
9、現(xiàn)場監(jiān)察、監(jiān)督人員簽字記錄。
（五）政府采購中標(biāo)文件
1、中標(biāo)侯選供應(yīng)商排序表；
2、采購招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組對評標(biāo)委員會的授標(biāo)建議的審定意見；
3、依法變更采購結(jié)果的記錄；
4、中標(biāo)、成交通知書；
5、采購結(jié)果公告記錄。
（六）政府采購合同文件
1、政府采購合同，包括依法補充、修改、中止或終止合同等相關(guān)記錄；
2、采購人或中標(biāo)供應(yīng)商擅自中止或終止政府采購合同的記錄。
（七）政府采購驗收及結(jié)算文件
1、政府采購項目質(zhì)量驗收單或接受履行報告；
2、采購項目驗收結(jié)算或預(yù)付款通知書；
3、發(fā)票原件、復(fù)印件及附件或黑龍江省單位往來資金結(jié)算票據(jù)復(fù)印件；
4、固定資產(chǎn)驗收單；
5、委托政府采購代理機構(gòu)采購項目完成報告單；
6、項目驗收方案等工作文件和有關(guān)資料；
7、項目驗收、抽查報告和有關(guān)資料；
8、驗收、抽查結(jié)果處理意見。
（八）其他文件
1、評標(biāo)報告；
2、爭議或糾紛處理結(jié)果；
3、供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù)；
4、供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定；
5、其它需要存檔的資料。
上述內(nèi)容如全部涉及則應(yīng)按要求全部列示，如只涉及部分內(nèi)容，則列示涉及部分內(nèi)容
第三章 政府采購檔案歸集
第六條 政府采購合同簽訂后，一般應(yīng)在三個月內(nèi)，由責(zé)任人將該計劃的全套文件材料進行收集整理。因故不能按期整理的，應(yīng)由責(zé)任人做出書面說明，檔案管理人員應(yīng)定期催辦。
第七條 整理的檔案應(yīng)包括該計劃的全部文件材料和記錄，包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料。采購現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料，可作為輔助檔案資料保存，有關(guān)單位應(yīng)建立健全監(jiān)控系統(tǒng)音像資料的使用管理制度，以滿足監(jiān)管工作的實際需要。
第八條 政府采購檔案應(yīng)當(dāng)符合以下要求：
（一）政府采購檔案的內(nèi)容符合要求，規(guī)范統(tǒng)一；
（二）采購操作中形成的文件材料齊全完整；
（三）必須是原始件的，不可用復(fù)印件替代；
（四）文件材料中的簽名、印鑒手續(xù)齊全；
（五）首頁有“政府采購檔案目錄”；
（六）整理的政府采購檔案應(yīng)符合國家有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。
第九條 政府采購檔案不符合要求的，責(zé)任人應(yīng)盡快補齊相應(yīng)材料，保證檔案的完整、真實、有效。
第十條 政府采購檔案需要補齊時，由相應(yīng)責(zé)任人整理有關(guān)文件材料，說明補齊原因及有關(guān)信息。檔案管理人員審核無誤后，歸入原檔案統(tǒng)一管理。
第四章 政府采購檔案的管理
第十一條 政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機構(gòu)應(yīng)依法做好政府采購檔案管理工作，指定專人負(fù)責(zé)政府采購檔案的管理并建立崗位責(zé)任制度。
第十二條 檔案管理人員應(yīng)加強歸檔檔案的管理，在政府采購合同簽訂、交付驗收和結(jié)算完成后，按照歸檔內(nèi)容要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，并保證政府采購檔案的標(biāo)識清晰有效，確保政府采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便。
第十三條 政府采購檔案應(yīng)妥善保管，并保證貯存場所的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防塵、防潮、防火、防盜、防鼠等工作。
第十四條 政府采購檔案管理人員發(fā)生變更時，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。
第十五條 采購人或采購代理機構(gòu)因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的政府采購檔案，應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定移交相關(guān)部門。
第十六條 政府采購檔案按照年度編號順序進行組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程排列。
第十七條 政府采購檔案文件材料用紙規(guī)格一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙。大型工程圖紙、設(shè)計效果圖、光盤、磁盤等無法裝訂成冊的可在檔案中統(tǒng)一編頁，單獨保存。檔案包裝應(yīng)使用無酸卷皮卷盒。
第十八條 政府采購檔案的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少十五年。
采購現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料的保存期限，由市（地）及以上財政部門按實際監(jiān)管工作需要確定。省本級的保存期限不少于三個月。
第五章 政府采購檔案的使用和銷毀
第十九條 查閱、復(fù)印政府采購檔案，應(yīng)填寫《政府采購檔案查閱/復(fù)印登記表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)或檔案管理人員審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員抽調(diào)檔案，交查閱人查閱；需復(fù)印的，由檔案管理人員按指定頁碼復(fù)印。
第二十條 外借政府采購檔案，應(yīng)填寫《政府采購檔案外借登記表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理外借手續(xù)，外借時間最長不得超過三天。
外借檔案返還時，檔案管理人員應(yīng)按外借時登記的內(nèi)容核查檔案，并辦理返還手續(xù)。
第二十一條 檔案使用者應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換。
第二十二條 保管期滿的政府采購檔案，應(yīng)按以下程序銷毀：
（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；
（二）銷毀意見應(yīng)報單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，同時報同級檔案行政管理部門備案；
（三）銷毀政府采購檔案時，應(yīng)邀請同級政府采購管理部門人員參加現(xiàn)場監(jiān)銷；
（四）銷毀政府采購檔案前，銷毀單位和參加現(xiàn)場監(jiān)銷人員，應(yīng)認(rèn)真核對清點銷毀的檔案，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊上簽名。
第六章 監(jiān)督檢查
第二十三條 各級政府采購監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)政府采購檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第二十四條 采購人和采購代理機構(gòu)應(yīng)積極配合政府采購監(jiān)督管理部門對其政府采購檔案的檢查。
第二十五條 政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機構(gòu)及其工作人員違反本辦法，依法追究其責(zé)任。
第七章 附則
第二十六條 本辦法有關(guān)概念含義如下：
（一）采購代理機構(gòu)，是指集中采購機構(gòu)和政府采購代理機構(gòu)。
（二）項目，是指所有政府采購項目。
（三）采購預(yù)算和資金構(gòu)成，如省本級要求采購人提供的預(yù)算單位用款計劃申報表或黑龍江?。ㄊ〖墸┳曰I資金集中采購項目資金到賬承諾書。
（四）招標(biāo)，是指所有采購方式。
（五）媒體記錄，是指報刊、雜志復(fù)印件和網(wǎng)頁打印件。
（六）供應(yīng)商的考察情況報告或資格審查情況報告，是指邀請招標(biāo)的資格預(yù)審和個別采購項目的前期考察。
（七）評標(biāo)報告，是指公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)采購。
第二十七條 本辦法由黑龍江省財政廳負(fù)責(zé)解釋。
第二十八條 各市、縣財政部門可根據(jù)本辦法并參照省本級政府采購檔案目錄制定具體實施辦法，同時報省財政廳備案。
第二十九條 本辦法自二OO七年一月一日起施行。
附件：
1.黑龍江?。ㄊ〖墸┱少彊n案目錄（略）
2.黑龍江?。ㄊ〖墸┱少彊n案查閱/復(fù)印登記表（略）
3.黑龍江省（省級）政府采購檔案外借登記表（略）
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